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    廣西師范大學畢業生檔案材料歸檔及轉檔工作規范

    出處本站原創??????發布時間:2018-06-21??? 您是第1387位瀏覽者

     

    高校學生檔案是干部人事檔案的重要組成部分,是用人單位全面了解和選拔使用人才的重要依據。為了規范畢業生檔案歸檔和轉遞工作,保證畢業生檔案質量,及時轉檔,根據中組部《干部檔案工作條例》和《廣西師范大學學生人事檔案管理實施細則(試行)》的要求,結合學校的具體情況,制定本規范。

        一、畢業生檔案材料的內容

        (一)本科生人事檔案歸檔材料

        1、高中高考階段的檔案材料(中學學籍表/檔案卡、高中畢業生登記表、高校招生報名表等高校招生工作中形成的有關材料)

        2、學生歷年成績卡(由各院(部)到教務處學籍科領?。?/span>

        3、學籍異動材料(轉學、轉專業、升學、退學、休學、復學、留級、參軍、出國等學籍變動相關證明材料)(由教務處學籍科提供)

       4、教育實習評價表(師范生)、專業實習評價表(非師范生)、學生實習情況考核表(高職生)(在輔導員處)

        5、學生綜合考核手冊(在輔導員處)

    6、高校畢業生登記表(在輔導員處)

    7、??苹蛑新毱陂g材料(含實習鑒定表、學生成績表、畢業生登記表、升本審批表等)

    8、入團志愿書,團員年度注冊表(由各院(部)到校團委領取歸檔)

    9、入黨志愿書(由各院(部)組織人事干事到學院黨支部領取歸檔)

    10、學生申請入黨材料(入黨申請書、培養考察表、政審材料、思想匯報等)

    11、獎勵材料(獲院(部)級以上的三好學生、優秀學干、優秀團干、優秀黨團員、優秀畢業生、學  習、文體、社團活動積極分子等評審登記表)

    12、處分材料(違犯校規、校紀、觸犯國家法律等形成的和各類處分材料)

    13、健康卡(由各院(部)從校醫院領出歸檔)

    14、就業通知書(由各院(部)到學工部領?。?/span>

    15、可供組織參考的其他材料(院(部)以上的技能比賽、小發明、小創新及助人為樂、熱心公益、無償獻血等證明材料)

    (二)、碩士(博士)研究生人事檔案歸檔材料

    1、高中高考期間的檔案材料(與本??粕?/span>

    2、大學期間的檔案材料(與本??粕?/span>

    3、工作期間的檔案材料(指有過工作經歷的)

    4、報考碩士研究生登記表(已在個人檔案中)

    5、成績卡

    6、研究生檔案手冊A/B冊(含碩士(博士)研究生論文評閱書、碩士(博士)學位申請書

    碩士(博士)研究生畢業登記表等)

    7、團員材料(團員年度注冊表。由各院(部)到團委領取歸檔)

    8、入黨志愿書(由各院(部)組織人事干事到學院黨支部領取歸檔)

    9、申請入黨材料(入黨申請書、培養考察表、政審材料、思想匯報等)

    10、教師資格認定申請表

    11、獎勵材料(與本??粕?/span>

    12、處分材料(與本??粕?/span>)

    13、健康卡(到校醫院領取歸檔

    14、就業通知書

    15、可供組織參考的其他材料(與本??粕?/span>

    二、歸檔辦法和要求

    畢業生檔案材料的歸檔工作,時間緊、任務重、要求嚴、涉及面廣,關系到學生的就業,需要各學院(部)和教務處、研究生學院、學生工作處、組織部、團委等各有關單位的緊密配合。請各學院(部)各有關單位主管領導督促有關人員按時按質地做好這項工作。

    (一)畢業生檔案材料的形成部門要及時、準確、全面提供畢業生的檔案材料,以保證畢業生檔案的齊全完整和轉遞工作順利有序地進行。

    (二)畢業生檔案材料的歸檔工作由學生檔案室組織安排,各學院(部)負責組織落實。畢業班的輔導員要親自抓好畢業生材料的歸檔工作,組織一批政治思想好、工作認真負責的學生干部擔任此項工作(一般每10名畢業生的材料要配2名學生)。

    1、學生檔案室根據工作安排組織培訓工作,部署畢業生檔案歸檔轉檔工作任務。

    2、各學院(部)根據學生檔案室的安排,由畢業生輔導員組織人員到有關單位收集整理歸檔材料,按畢業生歸檔材料所列順序以學生個人為單位用回形針夾好,按專業、學號排列。

    3、各項材料收集齊全后,按照歸檔時間的安排,由畢業班輔導員親自到學生檔案室領取畢業生檔案回各自學院,將整理好的材料按順序歸入每個學生的檔案袋,并在檔案袋封面注明材料的數量。在歸檔時要認真仔細,核對準確,防止檔案材料排列插錯的現象出現。

        4、各畢業班輔導員在規定的時間內,登錄“學生檔案信息管理系統”(http://202.193.160.71/),錄入學生檔案材料信息并打印“畢業生檔案材料移交登記表”一式兩份。同時要報送“畢業生檔案材料移交登記表” 一式兩份(見附表一、二)及畢業生檔案交回學生檔案室,以備驗收核查。

    (三)各學院(部)在收集、整理畢業生歸檔材料時,要認真檢查各類材料內容是否完整、齊全,手續是否完備,凡規定由組織審查鑒定蓋章的,必須有承辦單位的鑒定和公章,并注明日期;文字的填寫必須是鉛印或藍黑墨水。

    (四)各學院(部)各有關部門以及有關工作人員在畢業生人事檔案材料整理歸檔過程中應嚴格遵守檔案工作有關規定,任何人不得利用工作之便擅自抽出、銷毀、偽造、涂改學生檔案材料,違者要追究責任,嚴肅查處。

    三、檔案移交時間

    為保證畢業生檔案移交驗收工作順利有序進行,保證學生檔案按時轉遞,各學院(部)應按學生檔案室安排的時間進行移交工作。

    四、畢業生檔案轉遞

       (一)學生工作(部)處向學生檔案室提供畢業生就業方案,就業方案中涉及學生檔案投遞的檔案單位地址和名稱必須為全稱。

    (二)學生檔案室根據畢業生就業方案辦理畢業生檔案的轉遞事宜。

    (三)建立畢業生檔案轉遞信息數據庫,方便查詢服務。

    (四)畢業生的人事檔案屬機要文件,按照有關規定,人事檔案必須以專用特快專遞方式郵寄、機要方式轉遞或派專人送取。

    (五)檔案寄出二個月后畢業生本人應及時向檔案投遞目的地有關單位詢問檔案接收情況。如發現檔案末收到的,請及時或在當年年底以前向我校學生檔案室查詢。

                                      畢業生檔案集中歸檔轉遞流程          

    1.各學院(部)派畢業畢業班年級輔導員和1名學生參加學生檔案室組織的畢業生檔案集中歸檔工作培訓,了解掌握收集整理歸檔等工作的要求和方法

    2.各學院(部)根據畢業生檔案材料歸檔范圍收集材料,以學生個人為單位整理材料,并按學生學號排列

    3.各學院(部)從學生檔案室領回學生檔案袋,將每位畢業生的歸檔材料放入學生檔案袋,填寫檔案袋上相應欄目內容和檔案材料移交報表

    4.將歸檔好的畢業生檔案向學生檔案室移交

    5.學生檔案室根據學工處學生就業指導中心提供的畢業生就業方案辦理轉檔事宜

    6.學生檔案室建立畢業生檔案轉遞信息數據庫

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